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Transport-Wiki › IHK-Lernfeld 2 — Versand abwickeln

✔ Letzte Überprüfung: 2026-04-27

Versandauftrag von A bis Z: Der 8-Schritte-Workflow

✔ Verifiziert · Quelle: Konsolidierter Versand-Workflow basierend auf §§ 407, 408, 411, 412, 413, 414, 425 HGB / Incoterms 2020 / ADR / UZK · geprüft von Ter1 · Stand 2026-04-27

Die IHK-Prüfungsfrage

> „Beschreiben Sie den vollständigen Ablauf eines Versandauftrags vom Eingang der Bestellung bis zur Übergabe der Sendung an den Frachtführer. Nennen Sie für jeden Schritt die Pflicht-Doku und die einschlägige rechtliche Grundlage. Stellen Sie zusätzlich dar, welche Schritte sich bei nationaler vs. inter­nationaler Sendung unterscheiden."

(Standardvariante in IHK-Aufgabenbanken Lernfeld 2. In Westermann „Spedition und Logistikdienstleistung Bd. 3" und Bildungsverlag EINS „Logistische Geschäfts­prozesse" wird die Frage regelmäßig als situative Aufgabe mit einem fingierten Versand­szenario gestellt.)

Der typische Irrtum

Vier Falsch-Annahmen aus der betrieblichen Praxis:

  1. „Der Versand­auftrag beginnt mit der Bestell­annahme." Halb richtig: Operativ ja, aber rechtlich beginnt er mit dem Frachtvertrags­schluss (§ 407 HGB Konsensual­vertrag). Die Trennung ist im Prozess wichtig.
  2. „Verpackung und Versand­doku können parallel zur Lkw-Anfahrt vor­bereitet werden." Risiko-reich: ohne fertige Versand-Doku kein Frachtbrief, kein Vorbehalt­vermerk möglich, mögliche Beweis­lücken.
  3. „Der Spediteur klärt schon, was nötig ist." Falsch — die Pflicht zur Versand­vorbereitung trifft den Versender (§§ 411, 413 HGB). Spediteur verbessert oder berät, aber haftet bei Mängel­versand nicht für die Folgen.
  4. „International ist nur ‚Lkw plus Zoll' — sonst gleich wie national." Falsch — Incoterms-Wahl, CMR-Frachtbrief, Begleit­papiere, ATLAS-Anmeldung, ggf. Präferenz­nachweis sind eigene Schritte mit eigenem Pflicht­geltung.

Der 8-Schritte-Workflow

Schritt 1 — Auftrags­eingang + Vertrags­schluss (Tag T-3 bis T-1)

Was passiert? Bestell­eingang (E-Mail, EDI, Telefon, Online-Shop). Versender prüft, akzeptiert, bestätigt.

Was ist zu tun?

  • Auftrags-Eckdaten erfassen: Sendung, Empfänger, Liefer­termin, Incoterms, Zahlungs­art.
  • Frachtvertrag mit Frachtführer / Spediteur schließen (§ 407 HGB Konsensual­vertrag).
  • Auftrags­bestätigung an Käufer mit ADSp-Hinweis (sofern einbezogen).
  • Lieferfrist verbindlich vereinbaren — sonst „übliche" nach § 423 HGB.

Pflicht-Doku: Auftrags­bestätigung, Frachtvertrags-Auftragsschein.

Norm: §§ 407, 433 BGB, ADSp 2017.

Schritt 2 — Versand-Klassifikation (Tag T-2)

Was passiert? Versender klassifiziert die Sendung nach Eigenschaften.

Was ist zu tun?

  • Gefahrgut ja / nein — bei ja: ADR-Klassifikation (UN-Nr., Klasse, Verpackungs­gruppe).
  • Lebens­mittel / Pharma / Medizin­produkte — Hygiene-Anforderungen, Kühl­kette.
  • Kunst / Antiquitäten — Sonder­transport, Klima­kontrolle.
  • Schwer­gut — Auflagen-Genehmigungen § 29 StVO, ggf. Sonder­gerät.
  • Tier­transport — Veterinär-Bescheinigung.

Pflicht-Doku: Sicher­heits­datenblatt (Chemie), Veterinär-Zertifikat, Klassifikations­tabelle.

Norm: §§ 410, 414 HGB, ADR, GGBefG, GGVSEB, EU-Veterinär-Verordnungen.

Schritt 3 — Verpackung + Kennzeichnung (Tag T-1)

Was passiert? Versender verpackt nach Vorgaben § 411 HGB.

Was ist zu tun?

  • Beförderungs­sichere Verpackung wählen: Karton-Stärke, Polsterung, Trennstege, Eckschutz, Anti-Rutsch-Matten.
  • Kennzeichnung: DIN 55402-Symbole („Glas", „Diese Seite oben", „Vor Nässe schützen"), Sendungs-ID, Karton-Nrn.
  • Bei Gefahrgut: UN-Nr., Klassen­etiketten, Beförderungs­papier.
  • Bei Wertsendungen: keine Wert­hinweise außen (Diebstahl­prävention).
  • Foto-Doku der Verpackung — Beweis­anker für späteren Streit.

Pflicht-Doku: Foto-Doku, Stück­liste / Packing List, Karton-Nrn-Plan.

Norm: § 411 HGB, DIN 55402, ADR Kapitel 5.

Schritt 4 — Begleit­papiere zusammenstellen (Tag T-1)

Was passiert? Versender stellt alle Pflicht-Doku zusammen (siehe lf2-begleitpapiere-413hgb-zoll-gefahrgut-handelsdok.md).

Was ist zu tun?

  • Handelsrechnung (Commercial Invoice) — Empfängerland-konform.
  • Lieferschein / Packing List.
  • CMR- / HGB-Frachtbrief — drei Originale.
  • Bei Drittland: Ursprungs­zeugnis (Form A / EUR.1 / EUR-MED), Präferenz­nachweis, ATLAS-Ausfuhr-Anmeldung.
  • Bei Gefahrgut: Beförderungs­papier nach ADR 5.4, Schriftliche Weisungen.
  • Bei Pharma: GDP-Konformitäts-Zertifikat, Temperatur-Logger.
  • Versicherungs­zertifikat (bei Akkreditiv-Geschäft).

Pflicht-Doku: alle obigen Belege im Versand-Akt.

Norm: § 413 HGB, UZK, ADR, REACH/CLP.

Schritt 5 — Frachtbrief erstellen + Pflichtangaben prüfen (Tag T-1)

Was passiert? Versender oder Spediteur erstellt Frachtbrief (siehe lf3-frachtbrief-pflichtangaben-408hgb.md).

Was ist zu tun?

  • Alle 12 Pflicht­angaben § 408 HGB ausfüllen.
  • Bei International: CMR-Frachtbrief mit Pflicht-Feldern Art. 6 CMR.
  • Optional, aber strategisch wichtig:
  • Wertdeklaration nach § 449 / Art. 24 CMR (durchbricht 8,33-SZR-Plafond).
  • Lieferinteresse-Deklaration nach § 437 / Art. 26 CMR (bei JIT / Penalty-Risiko).
  • Lieferfrist konkret eintragen (sonst „üblich").
  • Drei Originale unterschreiben: Versender + Frachtführer + Begleit-Original im Lkw.

Pflicht-Doku: Frachtbrief in drei Originalen.

Norm: § 408 HGB / Art. 6 CMR; ggf. § 437, § 449 HGB.

Schritt 6 — Übernahme durch Frachtführer (Tag T)

Was passiert? Frachtführer trifft ein, übernimmt das Gut.

Was ist zu tun?

  • Verlade-Verantwortung klären: Versender lädt nach § 412 Abs. 1 HGB; Frachtführer macht Lkw verkehrs­sicher.
  • Bei mangelhafter Verpackung: Frachtführer darf Vorbehalt im Frachtbrief eintragen (§ 409 Abs. 2 HGB).
  • Übernahme-Foto machen (Sendungs­zustand, Plombierung, ggf. Zähler-Stand bei Stückgut).
  • Frachtbrief vom Fahrer unterschreiben lassen.
  • Plombe (bei Container, Sicherheits­transport) anbringen, Plomben-Nr. dokumentieren.

Pflicht-Doku: Frachtbrief mit Fahrer-Unterschrift, Plomben-Beleg, Übernahme-Foto.

Norm: § 412, § 409 Abs. 2 HGB, Art. 5, 8 CMR.

Schritt 7 — Versand-Tracking + Kommunikation (Tag T → T+x)

Was passiert? Sendung ist auf der Strecke; Versender und Empfänger werden informiert.

Was ist zu tun?

  • Tracking-Link an Empfänger (Online-Shop) oder Käufer (B2B) senden.
  • Sensor-Daten (GPS, Temperatur, Stoß) bei hoch­wertigen Sendungen überwachen.
  • Bei Unregel­mäßig­keiten (Verzögerung, Hub-Verbleib) frühzeitig reagieren.
  • Lieferfrist-Zähler: Tag T+1 erste Eskalation, Tag T+3 Spediteur-Anruf, Tag T+7 ggf. Schaden­anzeige Verspätung (§ 438 Abs. 3 HGB-Frist 21 Tage).

Pflicht-Doku: Tracking-Logs, Kommunikations-Protokoll.

Norm: § 423 HGB Lieferfrist, AVB.

Schritt 8 — Ablieferung + Akten-Schluss (Tag T+x)

Was passiert? Frachtführer liefert ab; Versender prüft.

Was ist zu tun?

  • Empfänger-Quittierung des Lieferscheins / Frachtbriefs.
  • Bei Schäden: Vorbehalt am Lieferschein (§ 438 Abs. 1 HGB / Art. 30 Abs. 1 CMR) — sofort.
  • Bei verdeckten Schäden: 7-Tages-Frist starten (siehe lf10-schadenanzeige-pflichtfelder-formerfordernis.md).
  • Versand-Akt schließen: alle Belege archivieren (Aufbewahrungs­frist § 257 HGB — 6 Jahre / 10 Jahre für Buchungsbelege).

Pflicht-Doku: quittierter Lieferschein / Frachtbrief, ggf. Schaden­anzeige, Versand-Akt.

Norm: § 438 HGB / Art. 30 CMR; § 257 HGB Aufbewahrung.

Schadensfall-Beispiel — Workflow im Realfall

Sachverhalt: Eine Pharma-Großhandlung Ph erhält Bestellung über 200 Kühl-Versand­einheiten (Bruttogewicht 1.380 kg, Wert 86.000 €) vom Empfänger E in Lyon (Frankreich). Liefer­termin: in 5 Werktagen.

Workflow-Anwendung:

Tag Schritt Aktion
T-3 1 Auftrags­bestätigung mit ADSp 2017 + Lieferfrist „120 h ab Übernahme" + Incoterms „DAP Lyon"
T-2 2 Klassifikation: Pharma-GDP, Temperatur 2–8 °C, kein ADR (Standard­produkte)
T-2 3 Verpackung in GDP-konformen Kühl­boxen mit Eutec­tic-Pads, Karton 3-lagig, Foto-Doku
T-1 4 Handelsrechnung in EUR + EUR.1-Zertifikat + GDP-Zertifikat + Temperatur-Logger eingelegt
T-1 5 CMR-Frachtbrief mit Wertdeklaration 90.000 € (Art. 24 CMR) + Lieferinteresse 15.000 € (Art. 26 CMR) wegen JIT-Risiko bei E
T 6 Frachtführer übernimmt; Plombe Nr. 4471-A; Übernahme-Foto; Fahrer-Unterschrift
T+1, T+2 7 Tracking via Live-GPS; Hub Strasbourg passiert ohne Vorkommnis
T+2 8 Ablieferung Lyon; E quittiert mit Vorbehalt „2 Boxen außen feucht — Detailprüfung folgt"; Foto
T+3 nach Schritt 8 Verdeckter Schaden festgestellt: 4 Boxen Temperatur > 8 °C; Schadens­anzeige binnen 7 Tagen

Wenn Workflow korrekt geführt:

  • CMR-Frachtbrief mit Wertdeklaration → Plafond 90.000 € (statt 1.380 × 8,33 SZR ≈ 14.000 €)
  • Lieferinteresse-Deklaration → Folge­schaden bei JIT-Penalty bis 15.000 € abgedeckt
  • Vorbehalt am Lieferschein → Beweis­position gewahrt
  • 7-Tages-Frist eingehalten → kein Anspruchs­erlöschen

Wenn Workflow lückenhaft:

  • Ohne Wertdeklaration: 8,33 SZR/kg = ca. 14.000 € → 72.000 € Schaden bleibt bei Ph
  • Ohne Vorbehalt: § 438 Abs. 1 HGB-Vermutung → Anspruch wertlos
  • Ohne 7-Tages-Frist: Anspruchs­erlöschung

Lehre für die Praxis (IHK-Erwartungs­horizont und Logistik-Realität):

  • Workflow als Standard-Routine: ERP / TMS / Versand­software muss alle 8 Schritte als Pflicht­schritte abbilden — keine Sendung ohne abgehakte Liste.
  • Frist-Zähler im System: Lieferfrist-Eskalation, 7-Tages-Schadens­anzeige, 21-Tages-Verspätung, 1-Jahres-Verjährung — automatisierte Erinnerungen.
  • Foto-Doku als Pflicht­standard: Bei jeder Sendung über ca. 1.000 € Wert mindestens 3 Fotos (außen, innen, Verlade­situation).
  • Wertdeklaration / Lieferinteresse­erklärung systematisch prüfen: Bei Wert > 5.000 € oder Folge­schaden­potenzial > 1.000 € fester Prüfschritt.
  • Frachtführer-Vorbehalte ernst nehmen: Wenn der Fahrer Vorbehalt setzt, im Vorfeld klären — sonst Beweis­vermutung gegen Versender.
  • International vs. national: Incoterms-Wahl, CMR-Frachtbrief, ATLAS-Anmeldung, Präferenz­nachweise sind eigene Pflicht­schritte ab Drittland-Bezug.

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Primärquellen

Stand: 2026-04-27. Inhalt dient der Information, nicht der Rechtsberatung.

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